Heeft je werkgever je gevraagd om de volgende vergadering te organiseren op locatie? Een vergadering organiseren doe je niet zomaar, onverwachts komt er een boel bij kijken! Zeker wanneer het de bedoeling is dat dit gebeurt op een super inspirerende locatie. Veel vergaderingen op een externe locatie worden ingepland, omdat er een bijzondere brainstormsessie moet plaatsvinden ten behoeve van een nieuw project of zelf ander evenement. Daarom is het belangrijk dat de vergadering die jij mag organiseren aansluit bij het type personen dat bij de vergadering komen. Vrije geesten gedijen bijvoorbeeld beter in een groene omgeving, terwijl jonge, snelle salesmensen tot betere ideeën komen aan de bar. Het gaat erom dat de mensen die bij de vergadering aanwezig zijn zich thuis voelen en op hun gemak.
Bij het kiezen van de locatie komt echter nog veel meer kijken! Een goede eventmanager zorgt dat alle hokjes ingevuld zijn en er nergens meer twijfel over bestaat. Zodat zij zeker weet dat de vergadering precies naar wens verloopt. De vraag is alleen: Waar let je dan allemaal op bij het organiseren van je vergadering op locatie? Hieronder een aantal belangrijke of ook wel cruciale factoren die een grote rol spelen bij het succes van jouw vergadering.
De plaats van de locatie
Zorg dat je locatie goed bereikbaar is zowel met de auto als het openbaar vervoer. Een vergadering kost tijd en geld, wanneer mensen onnodig lang over de reis naar de vergadering doen, kost dit nog meer geld. De kans is groot dat degene die jou heeft gevraagd om de vergadering te organiseren dat liever zoveel mogelijk wil beperken. Hou bijvoorbeeld ook rekening met de festiviteiten die plaatsvinden in de stad van jouw evenementenlocatie.
Eten en andere afspraken
Afhankelijk van de lengte van de vergadering is het nuttig om na te denken over een bepaalde lunch. Informeer vooraf hoe de locatie de catering organiseert. Zijn er bijvoorbeeld vegetarische mensen aanwezig of mensen met een bepaalde allergie? Zorg dat de locatie waar jij je vergadering mag organiseren hier vanaf weet. Zo kunnen ze hier rekening mee houden. Een goede vergaderlocatie draait zijn hand trouwens niet om voor het verzorgen van een aangepaste lunch.
Multimedia
Is er voldoende multimedia aanwezig op de locatie, zoals een beamer bijvoorbeeld. Informeer ook of je dit soort apparatuur zonder extra kosten mag gebruiken. Een goede locatie heeft meerdere beamers in huis en afhankelijk van hun prijsstrategie kun je deze gratis of tegen een kleine vergoeding huren. Dit geldt trouwens ook voor WIFI of een laptop.
uitloop
Een vergadering is typisch zo een ding dat altijd uitloopt. Een goede inschatting over de duur van een vergadering maken is lastig dan wel niet onmogelijk. Wanneer je vergadering onverhoopt uitloopt, vraag dan vooraf wat daarvoor de extra kosten zijn en of dit überhaupt mogelijk is.
Uitnodigingen
Verstuur voldoende uitnodigingen en verstuur deze vooral op tijd. Mensen zijn tegenwoordig bezige bijen en een plaatsje verkrijgen in hun agenda is best wel een hele opgave. Zorg dat je uitnodigingen ruim van tevoren verzend, zodat mensen voldoende tijd hebben om afspraken te verzetten en/of te annuleren.
Succes
Ik hoop dat deze tips jouw hebben geholpen bij het organiseren van jouw volgende vergadering!