De digitalisering van personeelsdossiers gebeurt steeds meer en zal in de toekomst de fysieke personeelsdossiers overbodig maken. Digitaal personeelsdossier zullen in populariteit blijven toenemen. Papieren archieven en administraties behoren in diverse organisaties en ondernemingen al tot het verleden. In de komende jaren zal dat alleen maar toenemen. Digitaal personeelsdossiers leveren besparingen op in papier, tijd, kwaliteit, archiefruimte en doorlooptijden. Met fysieke dossiers moet er veel nagezocht worden bij het inzien van een dossier. Het papieren dossier moet eerst uit het archief worden gehaald en vervolgens moet in het document de juiste informatie opgespoord worden. Dat is natuurlijk zeer tijdrovend en tijd is kostbaar. Ook als er iets moet worden gewijzigd, kost dat veel moeite en geld. Digitaal personeelsdossiers zijn de oplossing om dit tijdrovende en kostbare werk te ontlopen.
Digitaal personeelsdossiers leveren tijd- en kostenbesparing op
Door fysieke personeelsdossiers om te zetten naar digitaal personeelsdossiers is het mogelijk om tijd- en kostenbesparingen te realiseren. Het overstappen naar de digitalisering van personeelsdossiers kost enige tijd, maar dat levert in de nabije toekomst direct zijn vruchten af. Ten eerste moeten alle fysieke dossiers worden opgeschoond en geautoriseerd worden via een uniek element. Dat is vaak het personeelsnummer. Vervolgens moeten de personeelsdossiers digitaal worden ingelezen. Als dat eenmaal gebeurt is, kan er voortaan bijzonder eenvoudig worden gezocht in personeelsdossiers.
Veiligheid en vertrouwelijkheid
Bij de digitalisering van personeelsdossiers moet er wel op de juiste manier rekening worden gehouden met veiligheid en vertrouwelijkheid. De gegevens moet goed beschermd worden en het moet duidelijk zijn welke gegevens voor wie beschikbaar zijn. Als dat goed is geregeld, levert de digitalisering van personeelsdossiers alleen maar voordelen op.